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Excel ist nicht die Lösung für alle Probleme

May 2019

von Jack Engelmann

#Excel #Prozesse #Agil #Individualsoftware
Die Erstellung von Excel Tools ist ein wertvolles Mittel um kleine, repetitive Aufgaben zu automatisieren. Allerdings werden Excel Tools oft für deutlich größere Aufgaben genutzt. Folgen sind mangelnde Transparenz und das Erschweren der Zusammenarbeit. Die Entwicklung maßgeschneiderter Software ist für unternehmenskritische Aufgaben oft ein geeigneteres Mittel und hilft Ihrem Unternehmen langfristig zu wachsen.

Es herrscht heutzutage Einigkeit darüber, dass Unternehmensprozesse digitalisiert werden müssen. Uneins ist man sich dagegen in der Art und Weise, wie diese Digitalisierung umgesetzt werden soll.

Warum die meisten auf Excel setzen

Ein Großteil der Unternehmen setzt vorrangig auf Excel-Tools. Ein Grund dafür ist, dass der rudimentäre Umgang mit Excel im Berufsleben mittlerweile vorausgesetzt wird und Excel optimal dafür ist, kleine Aufgaben zu automatisieren. Doch meistens werden die Aufgaben mit der Zeit komplexer. Aus einer Aufgabe werden mehrere und aus einem leicht verständlichen Excel-Tool entsteht eine ganze Landschaft zusammenhängender Tools, bei der es schwerfällt, den Überblick zu behalten.

Wildwuchs in der Systemlandschaft

Mit dem Unternehmen wächst auch die Komplexität der Excel-Landschaft. Ein simples Überschreiben einer Formel durch einen unerfahrenen Nutzer kann ausreichen, um ein komplettes System lahm zu legen. Aus einem gut wartbaren Tool ist ein schwer kontrollierbares System geworden. Es ist schwer nachzuvollziehen, wer was geändert hat und geregelte Zusammenarbeit ist nahezu unmöglich.

Wofür Excel gut ist

Erfahrene Nutzer kommen häufig sehr schnell zu ersten Ergebnissen. Excel ist optimal, um repetitive Berechnungen zu automatisieren oder um Prototypen für Anwendungen zu erstellen. Zusätzlich ist Excel auf fast jedem Business-Rechner installiert, es ist keine Einrichtung nötig, um ein Excel-Tool zu präsentieren und zu verbreiten.

Wofür Excel nicht gut ist

Mittlerweile wird Excel kaum noch als Tabellenkalkulation eingesetzt – also für den Zweck, für den es ursprünglich entworfen wurde –, vielmehr als Standard-Lösung, um ganze Unternehmensprozesse wie Planung und Reporting abzubilden. Für diese Einsatzwecke ist Excel aber nicht gut gerüstet.

Excel verhindert geregelte Zusammenarbeit

Excel-Tabellen sind nicht für paralleles Arbeiten entworfen. Wenn die Tabelle zentral gespeichert wird, muss koordiniert werden, wer die Datei grade bearbeitet, um einen Datenverlust zu vermeiden. Alternativ kann nach der Bearbeitung die neue Version an den nächsten weitergeleitet werden. Offenkundig sind beides keine zeitgemäßen Lösungen.

Excel-Tabellen sind schwer zu versionieren

Der zeitliche Verlauf der Bearbeitungsschritte an einer Excel-Tabelle ist schwer nachzuvollziehen. Es ist schwer herauszufinden, wer, wann und was geändert wurde. Meist kann jeder alles ändern. Unterschiedliche Stände zu vergleichen, ist nur händisch möglich.

Excel-Tabellen sind fehleranfällig

Excel ermöglicht keine umfassende Validierung von Eingaben. Dadurch entstehen schnell Fehler, die in der Regel lange unbemerkt bleiben. Ein unvorsichtiger Umgang mit Zellen, die Formeln behandeln, kann ganze Kalkulationen invalidieren ungültig machen.

Die Lösung: Individualsoftware

Individualsoftware bietet viele Vorteile. Unter anderem ist sie ist deutlich besser skalierbar. Damit ist die Entwicklung von Individualsoftware meist ein Investition, die mittel- und langfristig das Wachstum des Unternehmens fördert.

Individualsoftware verbessert die User-Experience

Individualsoftware erlaubt die Erstellung optisch ansprechender Oberflächen, die die Arbeit angenehmer und sicherer machen. Fehler in der Eingabe können validiert werden und der Nutzer bekommt sofort eine Rückmeldung von der Anwendung.

Individualsoftware ermöglicht die geregelte Zusammenarbeit

Mithilfe neuer Web-Technologien gestaltet sich die Zusammenarbeit deutlich effizienter und einfacher. Die Möglichkeit der parallelen Bearbeitung beschleunigt Prozesse. Darüber hinaus werden Berechtigungen zugewiesen, sodass jeder Nutzer nur das sehen und ändern kann, was in seinem Aufgabenbereich liegt.

Individualsoftware kann Daten versionieren

Nutzen Sie Individualsoftware, um den Verlauf von Datenständen transparent zu machen. Auf diese Weise wird ersichtlich, wer welche Daten wann verändert hat. Die Entwicklung Intelligenter Oberflächen erlaubt es, verschiedene Datenstände miteinander zu vergleichen und ungewollte Änderungen rückgängig zu machen.

Individualsoftware hilft Prozesse zu verstehen und auszuwerten

Individualsoftware kann die eingepflegten Daten nutzen, um automatisiert Reportings zu erstellen. Dank zugeschnittene Analysen werden Erkenntnisse gewonnen, auf deren Grundlage Prozesse automatisiert werden können.

Wie geht es jetzt weiter?

Excel-Tools haben nach wie vor ihre Berechtigung, sollten aber nicht dauerhaft verwendet werden, um erfolgskritische Prozesse abzubilden. Individualsoftware macht solche Prozesse oft deutlich effektiver und kann agil mit dem Unternehmen wachsen. Wir können Ihnen dabei helfen, Excel-Landschaften schrittweise durch effektivere Systeme zu ersetzen und bereits frühzeitig vorbeugen, dass unwartbare Excel-Landschaften überhaupt erst gar nicht entstehen.

Excel ist nicht die Lösung für alle Probleme

May 2019

von Jack Engelmann

#Excel #Prozesse #Agil #Individualsoftware

Die Erstellung von Excel Tools ist ein wertvolles Mittel um kleine, repetitive Aufgaben zu automatisieren. Allerdings werden Excel Tools oft für deutlich größere Aufgaben genutzt. Folgen sind mangelnde Transparenz und das Erschweren der Zusammenarbeit. Die Entwicklung maßgeschneiderter Software ist für unternehmenskritische Aufgaben oft ein geeigneteres Mittel und hilft Ihrem Unternehmen langfristig zu wachsen.

Es herrscht heutzutage Einigkeit darüber, dass Unternehmensprozesse digitalisiert werden müssen. Uneins ist man sich dagegen in der Art und Weise, wie diese Digitalisierung umgesetzt werden soll.

Warum die meisten auf Excel setzen

Ein Großteil der Unternehmen setzt vorrangig auf Excel-Tools. Ein Grund dafür ist, dass der rudimentäre Umgang mit Excel im Berufsleben mittlerweile vorausgesetzt wird und Excel optimal dafür ist, kleine Aufgaben zu automatisieren. Doch meistens werden die Aufgaben mit der Zeit komplexer. Aus einer Aufgabe werden mehrere und aus einem leicht verständlichen Excel-Tool entsteht eine ganze Landschaft zusammenhängender Tools, bei der es schwerfällt, den Überblick zu behalten.

Wildwuchs in der Systemlandschaft

Mit dem Unternehmen wächst auch die Komplexität der Excel-Landschaft. Ein simples Überschreiben einer Formel durch einen unerfahrenen Nutzer kann ausreichen, um ein komplettes System lahm zu legen. Aus einem gut wartbaren Tool ist ein schwer kontrollierbares System geworden. Es ist schwer nachzuvollziehen, wer was geändert hat und geregelte Zusammenarbeit ist nahezu unmöglich.

Wofür Excel gut ist

Erfahrene Nutzer kommen häufig sehr schnell zu ersten Ergebnissen. Excel ist optimal, um repetitive Berechnungen zu automatisieren oder um Prototypen für Anwendungen zu erstellen. Zusätzlich ist Excel auf fast jedem Business-Rechner installiert, es ist keine Einrichtung nötig, um ein Excel-Tool zu präsentieren und zu verbreiten.

Wofür Excel nicht gut ist

Mittlerweile wird Excel kaum noch als Tabellenkalkulation eingesetzt – also für den Zweck, für den es ursprünglich entworfen wurde –, vielmehr als Standard-Lösung, um ganze Unternehmensprozesse wie Planung und Reporting abzubilden. Für diese Einsatzwecke ist Excel aber nicht gut gerüstet.

Excel verhindert geregelte Zusammenarbeit

Excel-Tabellen sind nicht für paralleles Arbeiten entworfen. Wenn die Tabelle zentral gespeichert wird, muss koordiniert werden, wer die Datei grade bearbeitet, um einen Datenverlust zu vermeiden. Alternativ kann nach der Bearbeitung die neue Version an den nächsten weitergeleitet werden. Offenkundig sind beides keine zeitgemäßen Lösungen.

Excel-Tabellen sind schwer zu versionieren

Der zeitliche Verlauf der Bearbeitungsschritte an einer Excel-Tabelle ist schwer nachzuvollziehen. Es ist schwer herauszufinden, wer, wann und was geändert wurde. Meist kann jeder alles ändern. Unterschiedliche Stände zu vergleichen, ist nur händisch möglich.

Excel-Tabellen sind fehleranfällig

Excel ermöglicht keine umfassende Validierung von Eingaben. Dadurch entstehen schnell Fehler, die in der Regel lange unbemerkt bleiben. Ein unvorsichtiger Umgang mit Zellen, die Formeln behandeln, kann ganze Kalkulationen invalidieren ungültig machen.

Die Lösung: Individualsoftware

Individualsoftware bietet viele Vorteile. Unter anderem ist sie ist deutlich besser skalierbar. Damit ist die Entwicklung von Individualsoftware meist ein Investition, die mittel- und langfristig das Wachstum des Unternehmens fördert.

Individualsoftware verbessert die User-Experience

Individualsoftware erlaubt die Erstellung optisch ansprechender Oberflächen, die die Arbeit angenehmer und sicherer machen. Fehler in der Eingabe können validiert werden und der Nutzer bekommt sofort eine Rückmeldung von der Anwendung.

Individualsoftware ermöglicht die geregelte Zusammenarbeit

Mithilfe neuer Web-Technologien gestaltet sich die Zusammenarbeit deutlich effizienter und einfacher. Die Möglichkeit der parallelen Bearbeitung beschleunigt Prozesse. Darüber hinaus werden Berechtigungen zugewiesen, sodass jeder Nutzer nur das sehen und ändern kann, was in seinem Aufgabenbereich liegt.

Individualsoftware kann Daten versionieren

Nutzen Sie Individualsoftware, um den Verlauf von Datenständen transparent zu machen. Auf diese Weise wird ersichtlich, wer welche Daten wann verändert hat. Die Entwicklung Intelligenter Oberflächen erlaubt es, verschiedene Datenstände miteinander zu vergleichen und ungewollte Änderungen rückgängig zu machen.

Individualsoftware hilft Prozesse zu verstehen und auszuwerten

Individualsoftware kann die eingepflegten Daten nutzen, um automatisiert Reportings zu erstellen. Dank zugeschnittene Analysen werden Erkenntnisse gewonnen, auf deren Grundlage Prozesse automatisiert werden können.

Wie geht es jetzt weiter?

Excel-Tools haben nach wie vor ihre Berechtigung, sollten aber nicht dauerhaft verwendet werden, um erfolgskritische Prozesse abzubilden. Individualsoftware macht solche Prozesse oft deutlich effektiver und kann agil mit dem Unternehmen wachsen. Wir können Ihnen dabei helfen, Excel-Landschaften schrittweise durch effektivere Systeme zu ersetzen und bereits frühzeitig vorbeugen, dass unwartbare Excel-Landschaften überhaupt erst gar nicht entstehen.

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