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Automatisieren von Tracking und Reporting in Großprojekten

June 2019

von Robert Kramer

#Controlling #Excel #Microsoft #Planning #Projektmanagement #Reporting #SharePoint
Wieviel Nerven lassen Sie als Projektmanager oder Mitarbeiter im Projektcontrolling, wenn die Vorlagen kontraintuitiv sind und nicht korrekt genutzt werden, das Daten sammeln meist einen halben Tag in Anspruch nimmt und Sie dann noch jede Menge Rückfragen haben?

Reporting as usual und bitte keine neue Software

Große Projekte, wie die Einführung von SAP Systemen, erfordern oft einen hohen Aufwand für die Zusammenstellung und Aufbereitung von Informationen für Fortschrittskontrolle und Reporting. Insbesondere das sammeln und plausibilisieren der Informationen aus zahlreichen Dateien bindet wertvolle Ressourcen und benötigt Zeit (bis zum nächsten Update).

Standardisierte Tools sind quasi nicht vorhanden, weshalb für verschiedenste Anwendungszwecke immer neue Tools und Reports durch die Anwender erstellt werden. Von dem manuellen sammeln der Daten durch nicht vorhandene Automatisierung ganz zu schweigen. Wieviel Zeit und Geld investieren Sie in diesem Bereich?

In den meisten Fällen ist es Grundvoraussetzung die Lösung schnell und flexibel im Rahmen bestehender Infrastruktur umzusetzen, da die Einführung und Prüfung einer Software langwierige Prozesse in der IT anstößt und anderweitig dringend benötigte Ressourcen bindet.

Mit den Standardtools von Microsoft Lösungen entwickeln die effizient sind

Die Produktwelt von Microsoft-SharePoint und Office bietet eine Vielzahl an Möglichkeiten um mit Templates, Datenbanken und automatisierten Reports zu arbeiten. Diese Lösungen müssen sauber abgestimmt, aufgesetzt und implementiert werden.

Im ersten Schritt wird hierzu, unabhängig von der Technologie, analysiert, welche Daten, zu welchem Zeitpunkt von welcher Gruppe benötig werden und wie diese Daten bereitgestellt werden. Hierzu ist es nötig zunächst die verschieden Verantwortungsgruppen im Projekt, die bereits fest vorgesehen Datenquellen (z.B.: existierende Standardsoftware wie SAP oder HP ALM) und die existierenden Reporting Prozesse zu kennen. Außerdem ist es in diesem Schritt bereits sinnvoll, sich einen Überblick über die verwendbaren Tools und Infrastruktur zu verschaffen.

Anschließend kann auf dieser Basis analysiert werden, welche Reporting-Prozesse am meisten manuelle Arbeit benötigen bzw. am fehleranfälligsten aufgrund von Eingabe oder Übertragungsfehlern sind. Diese Prozesse sind unser erster Ansatzpunkt.

Dieser Prozess kann nun mit Hilfe bestehender Tools automatisiert und optimiert werden. Hierzu bieten sich Tools an, die fast überall zu finden sind. Zum Beispiel lassen sich SharePoint Listen Recht einfach als Datenbank nutzen, SAP oder das Active Directory können flexible und schnell Daten bereitstellen und Excel oder Access bieten eine Oberfläche,die jeder Anwender im Projekt ohne große Einarbeitung versteht.

Sobald hier eine erste Automatisierung erfolgt ist, kann man diese sofort den Nutzer zur Verfügung stellen und sie in einer agilen Arbeitsweise iterativ optimieren. So wird in den kritischen Prozessen schnell ein Mehrwert geschaffen und man kann sich den nächsten Prozessen zuwenden.

Auf dieses Weise haben wir in der Vergangenheit bereits Lösungen entwickelt, die hunderte Nutzer mittels bekannter Standardtools wie Excel und SharePoint miteinander arbeiten lassen. Durch Schnittstellen zu Drittsystemen, wie dem HP Application Lifecycle Management, Business Warehouse oder SAP, werden die Daten angereichert. Außerdem ist eine Datenhaltung in der Microsoft Azure Cloud und die Nutzung von React Modulen für SharePoint Sites und Web Parts möglich.

Unsere Lösung verbindet hierbei verschiedene Systeme, die in Summe ein Reporting ergeben das alle Details darstellt, klare Vorgaben macht und darüber hinaus eine Abstraktion für das Management ermöglicht. Und das ad-hoc!

Projektpläne in Excel, SharePoint und MS-Project

Ein hervorragendes Beispiel für hohen manuellen Aufwand im Projektmanagement stellen Projektpläne dar. Die einen nutzen MS-Project, die anderen Excel. Häufig sogar beides!

Häufig sind hier die Grundlagen des Plans nach festen und bekannten Regeln zu erstellen, die aber entweder nicht dokumentiert oder nicht automatisiert sind. Hierzu haben wir die obigen Tools miteinander verknüpft und so ein schnell, regelbasiertes und einfach nutzbares Setup in Excel ermöglich, dass die Projektpläne anschließend in MS-Project überführt und darüber hinaus online in SharePoint für alle zugänglich macht.

In SharePoint verfügbare Projektpläne bieten mehreren Nutzern gleichzeitig die Möglichkeit die Tasks abzuhaken oder zu kommentieren. Der Fortschritt wird dann automatisch mit MS-Project und Excel synchronisiert. Daraus entstehen automatisiert entsprechende Reports in Excel und PowerPoint.

Die Vorteile eines solchen Systems

In SharePoint können Projektpläne mit Einschränkungen in den Berechtigungen versehen werden können. Das erlaubt Ihnen mehr Vorgaben zu machen und Manipulation entgegenzuwirken. Dank der automatischen Synchronisierung sparen Sie sich das Zusammentragen der Informationen und damit viel Zeit und Ressourcen.

Die Vorteile für den Projektmanager:

  • Der aktuelle Stand des Projektes ist immer sofort einsehbar
  • Er kann gezielt Fragen stellen
  • Die neusten Reports sind zu jeder Zeit verfügbar
Projektcontrolling Grafik

Excel: Frontend für den User um die Daten aggregieren und darzustellen. SharePoint: Datenbank und online Task Tracker für Projekt Teilnehmer MS-Project: Projektplaner für den Projektmanager mit Synchronisierung der anderen Quellen Qualitätssysteme (HPLM): Synchronisierung der formalen Validierungen im QM-System mit den Tasks in SharePoint

User: ~500 weltweit

Wenn Sie weitere Fragen oder Ideen zu diesem Thema haben, kommen Sie gerne auf uns zu. Gemeinsam finden wir eine Lösung, das garantieren wir!

Automatisieren von Tracking und Reporting in Großprojekten

June 2019

von Robert Kramer

#Controlling #Excel #Microsoft #Planning #Projektmanagement #Reporting #SharePoint

Wieviel Nerven lassen Sie als Projektmanager oder Mitarbeiter im Projektcontrolling, wenn die Vorlagen kontraintuitiv sind und nicht korrekt genutzt werden, das Daten sammeln meist einen halben Tag in Anspruch nimmt und Sie dann noch jede Menge Rückfragen haben?

Reporting as usual und bitte keine neue Software

Große Projekte, wie die Einführung von SAP Systemen, erfordern oft einen hohen Aufwand für die Zusammenstellung und Aufbereitung von Informationen für Fortschrittskontrolle und Reporting. Insbesondere das sammeln und plausibilisieren der Informationen aus zahlreichen Dateien bindet wertvolle Ressourcen und benötigt Zeit (bis zum nächsten Update).

Standardisierte Tools sind quasi nicht vorhanden, weshalb für verschiedenste Anwendungszwecke immer neue Tools und Reports durch die Anwender erstellt werden. Von dem manuellen sammeln der Daten durch nicht vorhandene Automatisierung ganz zu schweigen. Wieviel Zeit und Geld investieren Sie in diesem Bereich?

In den meisten Fällen ist es Grundvoraussetzung die Lösung schnell und flexibel im Rahmen bestehender Infrastruktur umzusetzen, da die Einführung und Prüfung einer Software langwierige Prozesse in der IT anstößt und anderweitig dringend benötigte Ressourcen bindet.

Mit den Standardtools von Microsoft Lösungen entwickeln die effizient sind

Die Produktwelt von Microsoft-SharePoint und Office bietet eine Vielzahl an Möglichkeiten um mit Templates, Datenbanken und automatisierten Reports zu arbeiten. Diese Lösungen müssen sauber abgestimmt, aufgesetzt und implementiert werden.

Im ersten Schritt wird hierzu, unabhängig von der Technologie, analysiert, welche Daten, zu welchem Zeitpunkt von welcher Gruppe benötig werden und wie diese Daten bereitgestellt werden. Hierzu ist es nötig zunächst die verschieden Verantwortungsgruppen im Projekt, die bereits fest vorgesehen Datenquellen (z.B.: existierende Standardsoftware wie SAP oder HP ALM) und die existierenden Reporting Prozesse zu kennen. Außerdem ist es in diesem Schritt bereits sinnvoll, sich einen Überblick über die verwendbaren Tools und Infrastruktur zu verschaffen.

Anschließend kann auf dieser Basis analysiert werden, welche Reporting-Prozesse am meisten manuelle Arbeit benötigen bzw. am fehleranfälligsten aufgrund von Eingabe oder Übertragungsfehlern sind. Diese Prozesse sind unser erster Ansatzpunkt.

Dieser Prozess kann nun mit Hilfe bestehender Tools automatisiert und optimiert werden. Hierzu bieten sich Tools an, die fast überall zu finden sind. Zum Beispiel lassen sich SharePoint Listen Recht einfach als Datenbank nutzen, SAP oder das Active Directory können flexible und schnell Daten bereitstellen und Excel oder Access bieten eine Oberfläche,die jeder Anwender im Projekt ohne große Einarbeitung versteht.

Sobald hier eine erste Automatisierung erfolgt ist, kann man diese sofort den Nutzer zur Verfügung stellen und sie in einer agilen Arbeitsweise iterativ optimieren. So wird in den kritischen Prozessen schnell ein Mehrwert geschaffen und man kann sich den nächsten Prozessen zuwenden.

Auf dieses Weise haben wir in der Vergangenheit bereits Lösungen entwickelt, die hunderte Nutzer mittels bekannter Standardtools wie Excel und SharePoint miteinander arbeiten lassen. Durch Schnittstellen zu Drittsystemen, wie dem HP Application Lifecycle Management, Business Warehouse oder SAP, werden die Daten angereichert. Außerdem ist eine Datenhaltung in der Microsoft Azure Cloud und die Nutzung von React Modulen für SharePoint Sites und Web Parts möglich.

Unsere Lösung verbindet hierbei verschiedene Systeme, die in Summe ein Reporting ergeben das alle Details darstellt, klare Vorgaben macht und darüber hinaus eine Abstraktion für das Management ermöglicht. Und das ad-hoc!

Projektpläne in Excel, SharePoint und MS-Project

Ein hervorragendes Beispiel für hohen manuellen Aufwand im Projektmanagement stellen Projektpläne dar. Die einen nutzen MS-Project, die anderen Excel. Häufig sogar beides!

Häufig sind hier die Grundlagen des Plans nach festen und bekannten Regeln zu erstellen, die aber entweder nicht dokumentiert oder nicht automatisiert sind. Hierzu haben wir die obigen Tools miteinander verknüpft und so ein schnell, regelbasiertes und einfach nutzbares Setup in Excel ermöglich, dass die Projektpläne anschließend in MS-Project überführt und darüber hinaus online in SharePoint für alle zugänglich macht.

In SharePoint verfügbare Projektpläne bieten mehreren Nutzern gleichzeitig die Möglichkeit die Tasks abzuhaken oder zu kommentieren. Der Fortschritt wird dann automatisch mit MS-Project und Excel synchronisiert. Daraus entstehen automatisiert entsprechende Reports in Excel und PowerPoint.

Die Vorteile eines solchen Systems

In SharePoint können Projektpläne mit Einschränkungen in den Berechtigungen versehen werden können. Das erlaubt Ihnen mehr Vorgaben zu machen und Manipulation entgegenzuwirken. Dank der automatischen Synchronisierung sparen Sie sich das Zusammentragen der Informationen und damit viel Zeit und Ressourcen.

Die Vorteile für den Projektmanager:

  • Der aktuelle Stand des Projektes ist immer sofort einsehbar
  • Er kann gezielt Fragen stellen
  • Die neusten Reports sind zu jeder Zeit verfügbar
Projektcontrolling Grafik

Excel: Frontend für den User um die Daten aggregieren und darzustellen. SharePoint: Datenbank und online Task Tracker für Projekt Teilnehmer MS-Project: Projektplaner für den Projektmanager mit Synchronisierung der anderen Quellen Qualitätssysteme (HPLM): Synchronisierung der formalen Validierungen im QM-System mit den Tasks in SharePoint

User: ~500 weltweit

Wenn Sie weitere Fragen oder Ideen zu diesem Thema haben, kommen Sie gerne auf uns zu. Gemeinsam finden wir eine Lösung, das garantieren wir!

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