Evaluation von Potentialen in der Digitalisierung: Ein Leitfaden

Prozesse, Maßnahmen, Roadmap: Das Vorgehen im Überblick

In unserem Beispiel nehmen wir den Prozess als Untersuchungsobjekt. Anstelle von Prozessen könnten wir auch Arbeitsplätze, einzelne Arbeitsschritte oder auf höherer Ebene Workflows und den Informationsaustausch zwischen Abteilungen, Standorten oder Unternehmen betrachten.

Für den weiteren Verlauf stellen wir uns einen komplexen Arbeitsprozess mit Kundeninteraktion vor und betrachten die folgenden fünf Phasen:

1. Prozesse identifizieren und analysieren
2. Prozesse bewerten
3. Maßnahmen identifizieren
4. Maßnahmen bewerten
5. Priorisierung und Roadmap

Anhand dieser fünf Phasen strukturieren wir die folgenden Abschnitte und gehen detailliert auf jede Phase ein.

Phase 1: Prozesse identifizieren und analysieren

Top-Down wird der Arbeitsprozess aufgenommen und so weit detailliert, dass eine Bewertung der Prozesse und Prozessschritte sowie die Ableitung von Maßnahmen möglich wird.

Dies könnte wie folgt aussehen:

• Angebot vorbereiten
  • Informationen zusammentragen
    • aus eMail
    • aus Gesprächsnotizen
    • aus SharePoint
  • Projekt strukturieren
  • Angebot schreiben
    • Vorlage in Angebotssoftware öffnen
    • Inhalte schreiben
  • Feedbackrunde
    • Draft Angebot an Kollegen versenden via eMail
    • Kollege dokumentiert Feedback via eMail
    • Evaluation des Feedbacks
    • Anpassung des Angebots
  • Angebot versenden
    • PDF herunterladen
    • eMail öffnen und schreiben
    • PDF anhängen
    • versenden
• Kunde feedbackt Angebot
  • ...
• Anpassungen vornehmen und versenden
  • ...

Phase 2: Prozesse bewerten

Im nächsten Schritt erhält jeder Prozess eine Bewertung. Die Bewertungskriterien können frei gewählt und beispielsweise durch Optimierungsziele wie Finanzkennzahlen ergänzt werden. Auch Attribute helfen dabei, größere Mengen an Elementen später auswerten zu können.

Die Prozesse und ihre Bewertung lassen sich auf einer Prozesslandkarte darstellen, um die Informationen greifbar zu machen und ein besseres Verständnis zu entwickeln.

Anhand der erfolgten Bewertung können die Prozesse nach verschiedenen Dimensionen geclustert werden.

Mögliche Felder und Attribute auf den Elementen:

• Schmerz (1-5): Wie problematisch ist der aktuelle Prozess?
• Komplexität (1-5): Wie viele Schritte und Abhängigkeiten gibt es?
• Automatisierungsgrad (1-5): Wie manuell ist der Prozess aktuell?
• Impact gesamt
  I - Impact auf Wirtschaftlichkeit (1-5): Welchen Einfluss hat der Prozess auf die Kosten?
  II - Impact auf Customer Experience (1-5): Wie stark beeinflusst der Prozess die Kundenzufriedenheit?
• Führendes System: Welche Software wird hauptsächlich genutzt?
• Verknüpfte Prozesse: Welche anderen Prozesse hängen mit diesem zusammen?

Phase 3: Maßnahmen identifizieren

Für jedes Untersuchungsobjekt, in unserem Fall Prozesse, entwickeln wir eine oder mehrere Maßnahmen, die der Verbesserung oder Digitalisierung des Prozesses dienen sollen. So könnten einzelne Prozesse in einer einfachen Variante durch maschinelle Verarbeitung beschleunigt werden oder in einer komplexeren Variante vollständig automatisiert oder sogar eliminiert werden.

Phase 4: Maßnahmen bewerten

Jede Maßnahme kann mit unterschiedlichem Aufwand an Zeit und Ressourcen verbunden sein. Nach welchen Kriterien wir die Maßnahmen bewerten, hängt wieder vom Optimierungsziel, der Art der Maßnahmen oder branchenspezifischen Gegebenheiten ab.

Es gibt eine Vielzahl an Faktoren, die in Frage kommen und die Entscheidungsgrundlage für das spätere Vorgehen bilden. Im Folgenden eine beispielhafte Aufzählung:

• Gesamtbewertung Aufwand (1-5)
  • Kosten: Wie hoch sind die direkten Kosten für die Umsetzung?
  • Interner Aufwand: Welche Ressourcen werden intern gebunden?
• Gesamtbewertung Nutzen (1-5)
  • Schmerz nach Änderung (1-5): Wie problematisch bleibt der Prozess nach der Änderung?
  • Automatisierungsgrad nach Änderung (1-5): Wie automatisiert wird der Prozess sein?
  • Verbesserung Wirtschaftlichkeit (1-5): Wie stark verbessert sich die Kosteneffizienz?
  • Verbesserung Customer Experience (1-5): Wie stark verbessert sich das Kundenerlebnis?

Phase 5: Priorisierung und Roadmap

Das Ergebnis ist ein strukturiertes Paket an Prozessen und dazugehörigen Maßnahmen, das priorisiert und auf eine Roadmap geplant werden kann. Zur Hilfe können die Maßnahmen und Prozesse visualisiert werden, woraus sich oft noch ein anderes Verständnis ergibt.

Bevor die Planung einer Roadmap stattfinden kann, werden Prozesse und Maßnahmen geclustert, woraus eine Priorisierung abgeleitet werden kann.

Mögliche Optionen der Priorisierung:

• Priorisierung von Quick Wins
• Maßnahmen zuerst, die den größten Schmerz lindern
• Maßnahmen zuerst, die den größten Impact auf Customer Experience haben

Haben wir unsere Prozesse und Maßnahmen geclustert und priorisiert, können wir diese in eine Roadmap einplanen und mit anderen Initiativen im Unternehmen abstimmen und koordinieren.

Das Ergebnis

Bis hierhin habt ihr euch jetzt einige Stunden oder auch Tage Zeit genommen, je nach Anzahl und Umfang dessen, was ihr untersucht. Welche Resultate könnt ihr jetzt erwarten?

• Prozesse identifiziert, analysiert, bewertet und geclustert:
  Klarheit über Schmerz und Impact jedes Prozesses.
• Maßnahmen identifiziert, bewertet und geclustert:
  Klarheit über Aufwand und Nutzen jeder Maßnahme.
• Priorisierung und Roadmap erstellt:
  Klarheit über Aufwand für initiale Maßnahmen und weiteres Vorgehen.

Und wie geht es weiter?

Ab jetzt sollte klar sein, wie und womit ihr am besten startet und wie es danach weitergeht. Sicherlich ist jetzt noch nicht jedes Detail geklärt oder alle Kostenschätzungen final, aber es kann losgehen. Die Entscheidungsgrundlage ist vorhanden, und parallel zum Start eurer Maßnahmen können die Analysen und Bewertungen detailliert und finalisiert werden.

Ist euer Vorhaben etwas größer oder die Domäne komplex und vielfältig? Für euer Digitalisierungsvorhaben sucht ihr einen starken Partner aus Dresden oder Sachsen der euch von Beginn an begleitet? Dann meldet euch doch gern bei uns, und gemeinsam finden wir den Weg nach vorn für euch!