Vom Anfrageeingang zum geprüften Angebot
Die Agentur stattet Messen, Events und Hotellerie mit Personal aus und muss Angebote schnell und sauber versenden. Die Agentursoftware PROAD führt Projekte und Rechnungen. Eine Schnittstelle zur Angebotserstellung hat sie nicht.
Die Webanwendung setzt genau dort an und holt Stammdaten, kalkuliert Positionen, erzeugt das PDF. PROAD bleibt das führende System; Templates und Kalkulation liegen zentral statt in kopierten Beispielprojekten.
Die Ausgangslage: hochwertige Angebote in Handarbeit unter Zeitdruck
Hochwertige Dokumente sind in der Eventbranche Standard. Genau das machte jede Anfrage teuer: Recherche, Kalkulation und Layout liefen manuell, unter dem Druck von 24 Stunden.
Der Engpass war nicht der Wille zum schnellen Versand. PROAD-Vorlagen trugen keine Positionslisten. Mitarbeitende suchten deshalb Beispielprojekte als Kopiervorlage. Layout und Hervorhebungen gingen bei Änderungen teilweise verloren. Zwei Gesellschaften teilen sich den Nummernkreis, nicht das Briefpapier.
Der Wendepunkt: PROAD bleibt, das Angebot bekommt eine eigene Schicht
Daten recherchiert
Wenige Angaben zu Kunde und Event genügen. Die Recherche trägt Stammdaten, Ansprechpartner, Logo und Eventdaten zusammen, inklusive Entfernung und Fahrzeit. Ergebnisse bleiben editierbar.
PROAD angebunden
Kunden, Ansprechpartner und Leistungskatalog kommen über REST-API und Datenbankzugriff. Neue Kunden lassen sich aus dem Tool anlegen.
Kalkulation hinterlegt
Beim Aufbau der Templates zeigte sich, dass die PROAD-Vorlagen keine Positionslisten tragen. Deshalb haben wir für jeden Angebotstyp, ob Messe, Hotel, Promotion oder Veranstaltungsbetreuung, Sektionen und Regeln ins Tool gelegt, nicht in kopierte Altangebote.
Angebot erzeugt
Rich-Text, Bildlayout, Seitenumbrüche, Nummernvergabe, Kommentar für das Vier-Augen-Prinzip, danach das PDF im jeweiligen Briefpapier.
Der Kunde ist eine Agentur aus Dresden und stattet seit 2001 Messen, Events und Hotellerie mit Servicepersonal aus.
Gemeinsam mit einer Schwestergesellschaft greift das Unternehmen auf rund 16.000 Einsatzkräfte zurück. Projekte und Abrechnung laufen über PROAD.