Aus Erfahrungswissen und Handarbeit wird ein wiederholbarer Planungslauf
Der Betrieb betreut mehrere Kehrbezirke. Jede Liegenschaft trägt im Fachsystem KAMIN Futura ihre Tätigkeiten: 13 Tourtypen von der Kehrung K1 bis K4 über Emissionsmessung und Feuerstättenschau bis zur Lüftungsprüfung, dazu Turnus, Zeitfenster und Arbeitswerte. Wer daraus Tagespläne machte, brauchte Erfahrungswissen und viel Handarbeit. Für jeden Kehrbezirk und Woche für Woche aufs Neue.
Die Planungsschicht liest die KAMIN-Datenbanken aus, ohne dort etwas zu verändern. Notizen, Hausmeister und Abnahmen hängen am Kehrbezirk. Aus den offenen Tätigkeiten macht der Planungslauf in fünf Schritten fertige Termine: Zeitraum wählen, Kapazität prüfen, Hinweise durchsehen, Vorschau planen, finalisieren. Am Ende stehen die Termine im Outlook-Kalender, die Anmeldekarten liegen bereit, und die Kontaktaufgaben zeigen, wer noch anzurufen ist.
Die Ausgangslage: viele Regeln, ein Fachsystem, jedes Jahr eine neue Datenbank
Jeder Kehrbezirk bekommt in KAMIN Futura eine eigene Datenbank, und zwar jedes Jahr eine neue. Daneben liegt der Adressbestand mit Eigentümern, Verwaltern und Betreibern. Für die Planung zählt aber nicht nur, was ansteht. Es zählt, wer es darf: Geselle, Meister oder Bevollmächtigter, die Lüftung als eigene Disziplin daneben. Dazu Vorgaben je Liegenschaft: Wunschzeiten, Ausschluss-Wochentage, der Schlüssel beim Hausmeister, die lange Leiter.
Der Wendepunkt: eine Planungsschicht über dem Fachsystem
Stammdaten angebunden
Die KAMIN-Datenbanken werden je Kehrbezirk und Jahr alle zwei Stunden lesend synchronisiert: Liegenschaften, Tätigkeiten, Gebühren, Wohneinheiten; nachts folgt der Kontaktbestand. Zugangsdaten liegen verschlüsselt ab. 13 Datenqualitätsregeln zeigen Lücken wie fehlende Schornsteinhöhen oder doppelt vergebene Kundennummern, bevor sie einen Plan verderben.
Wissen am Kehrbezirk verankert
20 strukturierte Zusatz-Notiz-Typen von Wunschzeit über Ausschluss-Mitarbeiter bis Zugang und Leiter, dazu Hausmeister, Abnahmen, Erstbegehungen und zusätzliche Anmeldungen. Alles hängt am Kehrbezirk statt an der Jahresdatenbank und übersteht damit deren Wechsel.
Planungslauf entwickelt
Der Lauf verteilt Wunschtermine zuerst und füllt dann von unten nach oben: Gesellen vor Meistern vor Bevollmächtigten. Er liest die Verfügbarkeit aus Outlook, rechnet Besuchsdauern nach 16 parametrierbaren Formeln und begründet jede Liegenschaft, die er nicht unterbringt, mit 16 möglichen Gründen. Bei den ersten Läufen mit Wunschterminen zeigte sich, dass der Lauf beim Rückwärtsplanen eine Mittagspause setzte, vor der noch gar kein Termin lag; seitdem legen wir sie direkt vor den zuletzt gesetzten Termin, und ein Wunschtermin darf die Pause verschieben, aber nicht verdrängen.
Outlook und Anmeldekarten angeschlossen
Vorschau-Termine stehen „mit Vorbehalt" im Kalender, bestätigte „gebucht"; nachts werden Verschiebungen aus den Postfächern zurückgelesen. Die Anmeldekarten entstehen im Browser, die Kontaktaufgaben paaren bestätigte Termine mit zusätzlichen Anmeldungen. Wer einen Kunden am Telefon hat, verschiebt den Termin im Modul Terminverschiebung, auch einzelne Tätigkeiten, mit Protokoll.
Der Kunde ist ein Schornsteinfegermeisterbetrieb in Sachsen. Die hoheitlichen Aufgaben verantwortet je Kehrbezirk ein bevollmächtigter Bezirksschornsteinfeger.
Das Team plant Kehr-, Mess-, Feuerstättenschau- und Lüftungstouren, kündigt Termine per Anmeldekarte an und arbeitet mit dem Fachsystem KAMIN Futura sowie Microsoft 365.